ICT tips

We weten allemaal dat technologie kan afleiden – ongeveer de helft van de werknemers geeft toe minstens een uur per dag te verspillen, vooral aan e-mail, sociale netwerken en sms’jes. Maar we kunnen de rollen omdraaien en onze productiviteit verhogen door technologische hulpmiddelen te gebruiken om de tijd bij te houden, samen te werken en aan het werk te blijven.

Als iemand deze tools begrijpt en weet hoe ze te gebruiken om de productiviteit te verhogen, dan is het wel een IT-professional. Een doorsnee IT-professional kan een gemiddelde dag besteden aan het jongleren van eindeloze hulpverzoeken van gebruikers, het installeren van noodsoftwarepatches, het onderzoeken van nieuwe producten en het vervangen van hardware — waarbij alle taken als urgent worden aangemerkt. Veel IT-professionals reizen ook van de ene naar de andere werkplek en houden onderweg de behoeften van klanten en upgradeschema’s in de gaten. Het is niet meer dan logisch dat IT-professionals gebruiken wat ze het beste weten om efficiënt te zijn. Hier is wat IT-professionals ons kunnen leren over meer gedaan krijgen met behulp van technologie.

1. Neem een tweede monitor
“Als het op productiviteit aankomt, is er bijna niets dat vergelijkbaar is met een tweede monitor,” zegt Scott Kendall van Outhouse IT, verwijzend naar onderzoek dat aantoont dat het gebruik van twee monitoren werknemers kan helpen zoveel meer gedaan te krijgen dat het lijkt op het toevoegen van tientallen werkdagen aan het jaar. Als u er geen twee kunt krijgen, kunt u ook upgraden naar een grotere monitor om de productiviteit te verhogen.

2. Gebruik de cloud om bestanden op te slaan
In plaats van bestanden op te slaan op uw harde schijf, of zelfs op een flashdrive, gebruikt u de cloud om uw bestanden op te slaan. Gregory Go, CTO van Killer Aces Media, adviseert dat “het gebruik van de cloud voor uw bestanden drie belangrijke dingen doet: u hebt overal toegang tot de bestanden, op elk apparaat, u kunt ze delen en anderen toestemming geven om bewerkingen uit te voeren en samen te werken, en u hoeft er niet aan te denken om uw bestanden mee te nemen of zelfs om uw wijzigingen op te slaan, omdat dat automatisch gebeurt.” Je wordt ook behoed voor de gevreesde systeemstoringen die kunnen resulteren in verloren bestanden op je computer. Google Docs, Dropbox en OneDrive bieden eenvoudige, makkelijk te gebruiken clouddiensten voor je documenten.

3. Vind de beste To-Do App voor jou
Volgens de app-beoordelingswebsite The Sweet Setup moeten takenlijstjes “mooi zijn om naar te kijken, makkelijk te organiseren en een begrijpelijke hiërarchie hebben”. Er zijn tal van goede gratis taken-manager apps voor Android of iPhone. Sommige IT-professionals gebruiken graag Wunderlist ($4,99 per maand voor pro) om takenlijsten samen te stellen en te delen, terwijl anderen de voorkeur geven aan Todoist ($29 per jaar voor pro) of Any.do ($2,99 per maand voor pro). Allemaal slaan ze je taken op in de cloud, wat de samenwerking vergemakkelijkt (je kunt taken delen en toewijzen aan anderen) en je overal toegang geeft tot je lijsten.

4. Blijf op de hoogte van software-updates
U denkt misschien niet aan regelmatige updates als een productiviteitshack, maar dat zou u wel moeten doen, zegt John Barlow, een IT-professional in verzekeringen.

“Vaak bevatten nieuwe versies nieuwe functies die tijd of geld besparen. Voorbeeld: Nieuwe versies van Windows kunnen bestanden zippen en unzippen, een functie waar we vroeger een apart programma voor moesten downloaden.”

5. Organiseer uw contactpersonen effectief
Adresboeken zijn prima, maar als je de naam van de persoon die je wilt e-mailen niet meer weet, is het scrollen door een alfabetische lijst tijdverspilling. De gratis Humin app haalt contact informatie uit je emails en sociale netwerken, en laat je contacten zoeken op basis van wanneer je ze ontmoet hebt, waar ze werken, of andere factoren, en laat je zien welke connecties jullie gemeen hebben. Het is als een sociaal netwerksysteem voor je privé contactenbestand — perfect voor IT-professionals die met veel mensen in contact moeten komen en geen tijd hebben om visitekaartjes te sorteren.

6. Hou jezelf op je taak
Veel technologieprofessionals maken melding van programma’s die hen helpen afleiding van het internet, hun telefoons of zelfs concurrerende werktaken die hen kunnen afleiden van het werk dat ze moeten doen, te vermijden.

“Ik gebruik Strict Workflow omdat ik geen wilskracht heb voor internet”, zegt softwareontwerper Gareth Morgan, verwijzend naar de Chrome-extensie die een timer instelt voor perioden van 25 minuten geconcentreerd werken, onderbroken door pauzes van vijf minuten.

Aaron K., een software-ingenieur in de reclame-industrie, gebruikt gescheiden browsers om geconcentreerd te blijven.

“Ik gebruik altijd twee afzonderlijke browsers, een die open is als ik werk en waar mijn werk in staat. De andere is voor persoonlijke dingen. Ik sluit hem vaak af en heb hem zo ingesteld dat hij mijn tabbladen onthoudt, dus als ik een mentale pauze nodig heb, kan ik hem openen en verder gaan waar ik gebleven was”, zegt hij.

7. Weet waar je tijd naartoe gaat
Net zoals een financieel budget gedoemd is te mislukken als je niet weet waar je centen en dollars naartoe gaan, moet je je minuten en uren bijhouden om doeltreffend gebruik te maken van je tijd. Sommige IT-consultants moeten elke minuut werk factureren aan een specifieke klant, waardoor tijdregistratiesystemen nog belangrijker worden.