Schoonmaakbedrijf Waddinxveen bij wisselend kantoorgebruik

Op dinsdag zit uw kantoor in Waddinxveen vol. Vrijdag werken de meeste medewerkers thuis, maar u verhuurt de vergaderruimte juist die dag voor een bijeenkomst. Als kantoorbeheerder ziet u dat medewerkers en bezoekers de ruimtes per dag anders gebruiken. Het schoonmaakrooster volgt ondertussen nog de oude werkweek, waarin iedereen een vaste werkplek had.

Bij afspraken met een schoonmaakbedrijf in Waddinxveen helpt het daarom om het werkelijke gebruik van uw kantoor te bespreken. Een lege werkplek vraagt niet automatisch dezelfde aandacht als een bureau waaraan die dag verschillende mensen hebben gezeten. Toch betekent een rustige vrijdag ook niet dat de schoonmaker overal minder werk heeft.

Een personeelsrooster vertelt niet het hele verhaal

U kunt tellen hoeveel medewerkers aanwezig zijn. Maar daarmee weet u nog niet waar het vuil terechtkomt. Een klein team dat de hele dag vergadert, gebruikt de pantry en het toilet anders dan medewerkers die vooral achter hun bureau zitten. Een bijeenkomst met bezoekers kan de entree belasten terwijl de kantoorvleugel vrijwel leeg blijft.

Kijk naar ruimtes.

Noteer gedurende een gewone werkweek welke delen van het gebouw medewerkers en bezoekers veel gebruiken. Op welke dagen zit de vergaderruimte vol en wanneer blijven de bureaus leeg? Zo’n overzicht geeft meer houvast dan alleen het aantal medewerkers op de loonlijst. Heeft u ook een vestiging waarvoor u schoonmaak in Zoetermeer regelt, dan hoeft daar niet hetzelfde rooster te passen. Ook in twee vergelijkbare kantoren kunnen de ruimtes op andere dagen druk zijn.

Gedeelde bureaus vragen duidelijke werkafspraken

Bij wisselwerkplekken ontstaat een praktisch probleem. De ene medewerker laat zijn bureau leeg achter, de andere laat een toetsenbord en losse papieren liggen. De schoonmaker kan dan niet overal even goed bij. Meer schoonmaaktijd lost dat niet vanzelf op.

Spreek met uw medewerkers af dat zij het werkblad vrij achterlaten. Bepaal ook welke onderdelen de schoonmaker mag reinigen en wat medewerkers zelf verzorgen. Spreek bij een gedeeld toetsenbord of beeldscherm af welk middel de schoonmaker gebruikt en hoe die het apparaat reinigt. Een vochtige doek over ieder oppervlak halen is geen zorgvuldig werk.

Maak onderscheid tussen een ongebruikte werkplek en een werkplek die alleen netjes oogt. Een medewerker kan zijn spullen hebben opgeruimd terwijl er nog kruimels onder het bureau liggen. Laat de schoonmaker daarom naar het afgesproken resultaat kijken, in plaats van uitsluitend naar een leeg bureaublad.

Een vast gezicht op de werkvloer kan zulke verschillen herkennen. Die medewerker ziet bijvoorbeeld dat de vergaderruimte op vrijdag vaker aandacht nodig heeft dan het personeelsrooster doet vermoeden. Dat werkt alleen wanneer u veranderingen ook doorgeeft.

Pas het rooster aan zonder elke week opnieuw te onderhandelen

Een wisselende bezetting vraagt niet om voortdurend schuiven. Dat maakt afspraken juist onduidelijk. Werk liever met een vaste basis en spreek af hoe u uitzonderingen meldt. De schoonmaker moet weten wanneer een bijeenkomst afwijkt van het normale gebruik en wie daarover beslist.

Bespreek bij een vaste prijs welk werk het schoonmaakbedrijf daarvoor uitvoert. Een ruimte waar medewerkers doorgaans kantoorwerk doen, vraagt ander schoonmaakwerk wanneer u er ineens wekelijks trainingen organiseert. R&G Schoonmaak legt de nadruk op persoonlijk contact en duidelijke afspraken; leg bij veranderend gebruik vast welke werkzaamheden de schoonmaker aanpast.

Plan na een wijziging in de werkweek een controlemoment. Bekijk samen de ruimte nadat de schoonmaker is geweest. Liggen er nog kruimels onder de vergadertafel, terwijl de schoonmaker ongebruikte bureaus opnieuw heeft afgenomen? Spreek dan af dat de schoonmaker meer tijd aan de vergaderruimte besteedt en minder aan de lege werkplekken. Een terugkerende bijeenkomst op vrijdag hoort op het werkrooster, niet iedere week in een losse melding.